办理进京证需要准备的资料包括行驶证、驾驶证、保险单、组织机构代码证复印件、车主身份证、暂住证、尾气检测合格证、机动车交通事故责任强制保险凭证。短期进京证的有效期为7天,长期进京证的有效期为半年。短期进京证可以在各个主要高速公路的进京收费站处以及各条国道进京处的工作站办理。长期进京证适用于公车进京,需要携带在京机构的组织机构代码证复印件,同样可以在各条国道进京处的工作站办理。私家车进京需要携带车主身份证、暂住证、尾气检测合格证、机动车交通事故责任强制保险凭证、行驶证和驾驶证。请注意,以上信息仅适用于进京证的办理,不包含其他相关手续。