关于业务员外贸信函写作技巧

　　外贸业务员的第一也是基本工作莫过于书写一封外贸商务信函了。但是如何写好一份商务信函呢,如果得到客户的关注呢,如何才会不被客户当作垃圾邮件删掉呢?这就需要大家在平时的工作中仔细观察,用心思考。以下是一些个人的经验。希望对各位外贸人员有用。

　　虽然一封写得比较有煽动性和有看点的邮件有助吸引客户眼球并最终勾引客户兴趣,但由于每个人阅读的习惯和兴趣不同,A认为不错的文字可能B看了不对胃口,所以说我们所能做的也就是根据回复率不断调整我们信函表达的方式和内容以争取提高广大客户的回复率,但有一点很清楚,我们并无法保证哪种方法是最好的,我们所做的只是提高概率,就象买彩票,单式和复式的中奖概率是不一样的,但你买复式就一定会中奖么?未必。因为发这种信函的时候很多非人为因素并非我们能控制得了的--好几道工序是需要老天保佑的:

　　首先是我们的邮件不要被他们的邮件服务器BLOCK为SPAM邮件。(其实被列为SPAM也是我们很多邮件的最终下场,虽然避免群发邮件,尽量不要在第一封信时以HTML格式发送或是不要添加附件等小技巧可以避免被列为SPAM,但来自中国的邮件还是很容易被国外的服务器列为垃圾邮件),其次是客户不要看了邮件标题就直接删除邮件(简单直接的标题对有些客户来说他看了产生兴趣直接就打开了,但有些客户可能一看就是当垃圾邮件删除,这个标题的优劣以否不好说,客户的爱好也是萝卜青菜的,各有所好,也不好把握,只能靠运气由他们选了。),再次就是看你这封信信的人是否在公司里有决定权,如果他不关心的内容可能他就当垃圾随手删掉了,所以说在这个过程中运气也满重要的。因此,我个人觉得邮件式的开发客户模式用一句话归结起来就是要在RIGHTTIMEINARIGHTWAYTOARIGHTPERSONWITHAGOODLUCK。

　　RIGHTTIME:什么时候发信有关系么?答案是肯定的,而且关系很大。一般来说周一不适合发信,因为通常周一客户的邮箱会充满业务信件或是垃圾邮件,这时候他处理邮件就没那么认真了,也许随便扫一眼就拖进垃圾箱了;对时差相差较大的客户比如欧洲和中东印度的客户比较适合在下午发信,他们可以在工作时间内马上看到信,这对提高他们的回复率至关重要。一般来说发信的时间最好集中在周二周三周四会比较好,周五由于临近周末,客户需要处理的事情会比较多,可能比较忙,这时候客户可能也不会那么认真看你的业务推荐信了,所以发信一定要注意把握时间,这是有效提高回复率的有效手段。

　　RIGHTWAY:首先保证第一封推荐函一定不要群发。在我们平时以纯EMAIL方式进行开发业务的电子商务过程中,搜寻客户的方式可能有N种,但如何让客户看了你的广告函后回你信好象也没有人敢可以绝对保证他能做到----但事实上并没有一种方式可以保证你的目标客户一定会理你,我们只能尽量写一封比较对大众胃口的推荐信以提升客户去看信的欲望及打开信后耐心看完信的兴趣并让客户了解介绍的内容后产生某些想法---想法是客户回信的动力,回复才是硬道理。

　　当然,一封写得再惊天地泣鬼神的信发过去如果被服务器列为SPAM那也等于零;如果通过了服务器但客户一看标题感觉有垃圾邮件的味道不看直接删除的也等于零;客户看了以后没什么感觉那基本上也宣布等于零;只有客户看了感觉有点价值,虽然没有马上回复但归档处理,理论上说这还有点搞头,因为等他有需要的时他脑海里想起你后还会翻出来联系联系;当然,唯一有意义的就是客户看了你大作之后直接回复你。所以适当地根据回复率调整信函的内容和方式也是满重要的,记得第一封信最好不要写得太长或是太官样文章,最好有点新意不要跟别人发的广告信一样没创意,那谁都不会有兴趣看下去的。

　　RIGHTPERSON:你的信谁看了最有效,这是你发信前要考虑的问题,最好直接找到这个人而不是泛泛地指TOWHOMWHOWILLCONCERN,当然如果找不到该家伙的实际姓名只好直接称呼MR+职务了;不过强烈建议联系的时候最好能够搜到他的名字和他的个人邮箱,这样会大大提高信的回复率。如果真的找不到这个家伙的邮箱和个人邮件那只好退而求其次发到该公司的INFO邮箱让他们公司负责处理邮件的人转了,比如你发到该公司INFO邮箱里给MR.MANAGINGDIRECTORorMR.GENERALMANAGER的信,如果内容看起来不是那么SPAM的话一般人家也会根据你信上称呼的职务帮你转的。

　　不过这时候能帮你忙的就是信的内容了,如果你能在信中提到几句他们公司的实际的东西往往会让你的信避免列为SPAM的下场,可以说RIGHTPERSON是提高回复率这一环里最重要的一步,找到这个可以自己做决定的人才有办法以最直接的方式打开局面进行顺畅的业务沟通,最好你能在发信之前弄到这个人的名字还有其个人邮箱。

　　外贸信函是外贸的人员的开始,也是外贸人员的成功之路。一名优秀的外贸人员,一定是位出色的外贸信函书写者。